תפקיד הביקורת: "לייעל ולטייב את התהליכים בארגון"
רו"ח יהודה ברלב הרצה בכנס פסגות בשיתוף עדיף על הביקורת בסוכנויות הביטוח מנקודת המבט של המבקר והעניק טיפים להתמודדות נכונה | ממליץ: לבצע ביקורות מקדימות ותכנית ביקורת רב שנתית
"המבקר רואה במבוקר ובבעלי התפקידים בו כלי לצורך השלמת המשימות הנדרשות ממנו ביעילות וכמנגנון חשוב ליישום תכנית הביקורת והגעה לממצאים מדויקים ומהימנים, כך אמר היום (ג') רו"ח יהודה ברלב ממשרד ברלב ושות', רואי חשבון, המתמחים בביקורת חקירתית, בכנס הסוכנים השנתי של פסגות בשיתוף עדיף בנושא: "זרוע האכיפה – חוקי המשחק משתנים".
בתחילת הרצאתו תיאר ברלב את המגמות בענף: "בשנים האחרונות קיימת מגמה של קיטון במחזיקי ובמבקשי רישיון סוכן ביטוח", אמר והוסיף ,"אנו מבחינים במגמה של רכישת סוכנויות פרטיות על ידי היצרנים. המגמות המתוארות מגבירות את הסיכוי של סוכן הביטוח להיתקל בביקורת בעסק שלו, אם מטעם היצרן, רוכש פוטנציאלי ואם מטעם המפקח" .
לדבריו, על המבוקר להיערך לביקורת מבעוד מועד ולשמור על מספר עקרונות, כל זאת על מנת להקטין את ה"סיכון": לערוך הכנה מקדימה, באמצעות: עריכת ביקורות מקדימות יזומות; מינוי מבקר פנימי וקצין ציות, הכנת תכנית ביקורת רב שנתית וטיפול מיידי בליקויים.
תהליך הביקורת מתחילתו ועד סופו
ברלב ציין כי למבקר יש ידע מוקדם על הארגון מביקורות קודמות, ממזמין הביקורת, מדיווחים, אינטרנט ופרסומים, תלונות, ליקויים רוחביים, ומידע המגיע מגורמים מתחרים.
בהרצאתו תיאר את סוגי הביקורת הקיימים בסוכנויות הביטוח: ביקורת מטעם הסוכנות עצמה; ביקורת מטעם המבטח וביקורת מטעם הרגולטור. הביקורת מתבצעת החל מהשלב המכין: נבדק אופי פעילות הסוכן/ סוכנות, נקבעות מטלות הביקורת ובעלות הסוכנות.
בתהליך הביקורת עצמו נבדקים בעלי התפקידים בסוכנות, מקבלי ההחלטות. מתבצע תהליך העבודה בסוכנות, לרבות מערכת המידע התומכת. מאתרים את התיעוד בנושא הביקורת.
הביקורת מסתיימת בשלב הדיווח- עורכים טיוטת דוח ביקורת ומקבלים את תגובת המבוקר והיא מעודכנת בדוח. ובסופו של תהליך מסיקים מסקנות ומפיקים לקחים.
תחת הכותרת ליקויים כלליים נכללים חוסר שיתוף פעולה של הגוף המבוקר והיעדר תיעוד. ברלב מנה דוגמאות לנושאי ביקורת: הלבנת הון; שיווק פנסיוני; תיעוד; שינוי במסלולי ההשקעה והלוואות.
חוסר שיתוף פעולה הוא סירוב להעביר מידע ונתונים, הסתרת מידע ונתונים מהמבקר, סחבת מצד המבוקר וניסיונות כיסוי על כשלים והפרות. בתיעוד- הכוונה להיעדר תיעוד לתהליכים, אי שמירת אסמכתאות וקשיים באחזור נתונים.
תוכנית הביקורת מובנית וקשיחה
ברלב תיאר את העקרונות שמנהלים את הביקורת מטעם המפקח. נושאי הביקורת, אמר ברלב, מוגדרים בהתאם לשיקולי המפקח: איתור הפרות של החוק, התקנות, ההוראות המחייבות (חוזרים); למוד נושא אפקטיביות נוהל קיים או עתידי.
נבדקת אפשרות לביקורת מתגלגלת. תוכנית הביקורת, לרוב, אומר ברלב מובנית וקשיחה.
לדבריו, יש אבחנה בין ביקורת רגילה לבין ביקורת חקירתית. כשבביקורת רגילה המבקר דורש חומר מהמבוקר ובביקורת חקירתית המבקר תופס את החומר במשרדי המבוקר במועד ביצוע הביקורת. ברלב הציג דילמה לפיה קיימת אפשרות של הצפת המבקר בנתונים ומסמכים.
ברלב הציע לסוכנים לשתף פעולה באופן מלא וללא סייג במקומות בהם קיימת למבקר סמכות לעריכת הביקורת. למנות איש קשר, אשר ירכז את התהליך והתקשורת מול המבקר.
לדבריו, הביקורת נתפסת על ידי המבוקרים כסיכון כאשר במקרים של ביקורת מטעם הרגולטור אף נחשבת לסיכון מהותי וכוללני בעסק, שלא ניתן לרכוש פוליסת ביטוח כנגדו. לכן, קיימת מגמה מצד סוכנויות הביטוח ליזום ביקורת מטעמן, כהכנה לביקורות הצפויות מהרגולטור, או מהיצרן. "תפקיד הביקורת, בסופו של יום, ליעל ולטייב את התהליכים בארגון ולשפר עמידתו בהוראות החוק", סיכם.
מאת מערכת עדיף, 13/03/2012